Настройка шаблонов документов
в Битрикс24


Любая компания ежедневно работает с большим объемом документов. Акты, договора, счета, оферты, коммерческие предложения — и так далее. Как правило, они составляются по определённому образцу, и дополняются данными клиентов (или другими переменными). В Битрикс24 можно автоматизировать процесс формирования документов, используя шаблоны. Это позволит значительно сократить трудозатраты и повысить эффективность при ведении сделок.

Что такое шаблоны документов?

Шаблон документа в Битрикс24 — это готовый макет договоров, соглашений, актов и других документов, в которых есть постоянные и переменные поля.


Настроив шаблон один раз— вы сможете готовить конечные документы всего за пару кликов.

Преимущества использования

Экономия времени

Использование шаблонов значительно сокращает время, которое тратится на оформление каждого нового документа.


Можно заранее подготовить стандартные условия, которые будут включены в каждый документ. Это особенно полезно при заключении однотипных сделок.

Соблюдение единого стандарта

Шаблоны позволят поддерживать единый стандарт оформления документов во всей компании: один шрифт, шапка и футер документа, с нужными ссылками и логотипом .

Кроме того, они помогут избежать тех ошибок, которые появляются при ручном составлении (например, опечаток).

Гибкость и персонализация

В Битрикс24 уже есть стандартные шаблоны, которые можно настраивать под индивидуальные нужды компании.В них можно добавлять или удалять разделы, изменять условия и оформление.

А также можно добавить собственные шаблоны, если стандартных не хватает.

Лёгкость использования

Шаблоны документов есть во всех сущностях CRM: Лидах, Сделках, Предложениях, Счетах, Контактах и Компаниях, а также Смарт-процессах.

В каждой из них можно создавать документы из карточки сущности, даже с мобильного приложения.

Настройки шаблонов

В шаблонах документов можно добавлять и настраивать:

  • Подписи и печати компании;
  • Товары или услуги (или и то, и другое);
  • Данные о клиенте: ФИО, название компании, адрес, реквизиты и т.д;
  • Данные ответственного: ФИО, должность, номер телефона, email;
  • Нумерацию документов;
  • Права доступа и привязка к воронкам;
  • Сроки работ, даты формирования документов.

И еще много всего! В некоторых шаблонах доступно формирование QR-кода на оплату.

Данные будут подтягиваться из заполненных полей (в том числе, из пользовательских) в карточках сущности.

Использование модификаторов будет влиять на формат вывода имен, дат, или сумм. Например, с помощью специального модификатора сумму в документе можно вывести прописью. или отобразить имя клиента в родительном падеже.


Адаптировать простой шаблон можно самостоятельно — для этого откройте карточку нужной сущности, например Сделки. Нажмите кнопку Документ → Добавить новый шаблон.



  1. Найдите подходящий шаблон и скачайте его. Шаблон будет в формате docx. Его можно открыть в Microsoft Word на редактирование. 
  2. Уберите ненужное, и, например, добавьте символьный код для названия компании. Сохраните.
  3. Вернитесь на страницу со списком шаблонов и нажмите Изменить.
  4. Замените старый шаблон на новый, для этого нажмите Загрузить новый. 
  5. Измените настройки шаблона: название, права доступа и привязку к разделу.
  6. Проверьте изменения, создав новый документ по вашему шаблону.



Бусты скорости

Создание документов в CRM занимает время, так как запросы на генерацию документов обрабатываются на серверах Битрикс24 по очереди. Чтобы ускорить процесс, вы можете купить Буст скорости генерации документов CRM. Тогда документы будут генерироваться на отдельном сервере, и это будет занимать намного меньше времени.

Буст скорости генерации печатных форм действует один месяц. Вы можете купить сразу несколько бустов на месяцы вперед.

В случае изменений в законодательстве или внутренних регламентах компании — шаблоны нужно будет обновлять и корректировать.


Создание сложных шаблонов, в которых используются много переменных и условий — потребует времени и определенных технических навыков (одних только символьных кодов для полей больше 5000!). Но усилия того стоят!  Внедрение шаблонов документов в рабочие процессы позволит сосредоточиться на более важных задачах, оставив рутину позади.


Специалисты компании «Создаватель» с радостью помогут вам в создании и настройке шаблонов документов в Битрикс24

как в рамках поддержки порталов, так и в рамках отдельной услуги.

Реестр документов CRM

Для дальнейшей организации документооборота будет полезно приложение, которое разработала компания «Создаватель».


Помимо общей таблицы с полной информацией по документам из шаблонов сущностей CRM Битрикс24, мы предусмотрели возможность использования Статусов документов, быстрый доступ к ним из карточек сущностей, а также создание папки для хранения входящих документов Компании.

Формат и стоимость сотрудничества

Стоимость услуги начинается от 6 000 рублей, и зависит от количества шаблонов и переменных в них.


Финальная цена и сроки будут определены после установочного созвона.

Формат и стоимость сотрудничества


Стоимость услуги начинается от 6 000 рублей, и зависит от количества шаблонов и переменных в них.

Финальная цена и сроки будут определены после установочного созвона.

Мы внедрили CRM Битрикс24

«Создаватель»золотой партнер Битрикс24


Мы внедряем CRM с 2011 года и специализируемся на оказании комплексных услуг для увеличения прибыли и систематизации бизнеса.


Разработали 30+ приложений для Маркета Битрикс24 и входим в топ Лучших авторов Битрикс24 Маркет Плюс.


Выпустили учебники Формула продаж и Клиенты в порядке, а также цикл видео-уроков Полный курс по Битрикс24.


13

Лет опыта работы

200+

Реализованных проектов

21

Год суммарный опыт разработки на 1С-Битрикс

63%

Контракты с NDA

30+

Приложений для Маркета Битрикс24

15

Специалистов в штате

Реализованные проекты

Качество

Регулярно обучаем и сертифицируем разработчиков и менеджеров. Отслеживаем новинки платформы и проводим семинары.

Отраслевая экспертиза и внедрение

Более 100 запусков Битрикс24 из разных сфер бизнеса: торговля, строительство, медицина, страхование, производство и тд.

Гарантии

Предоставляем гарантийную поддержку на 2 месяца по договору. Все работы проходят этап тестирования.

Персональный менеджер

Под каждый проект выделяется персональный менеджер, к которому вы сможете обратиться с любым вопросом.

Помощь в освоении системы

Обучаем сотрудников и руководителей работе в Битрикс24. Передаём базу знаний и тестов для адаптации новых сотрудников.

Оперативность решений

Постоянно находимся на связи с заказчиком, в сжатые сроки реагируем на обращения, и вносим необходимые правки в работу проекта.

Компетенции

Телеграм-канал

«Создаватель»

Просто о Битрикс24
Новые релизы и полезные статьи
Видео-гайды
Поддержка приложений

CRM-форма появится здесь

Центр разработки «Создаватель»


г. Челябинск, ул. Ун. Набережная, 66А/2, оф.304